オフィス労働生産性を向上させるために(5)「会議の基本」を押さえよ

「オフィスにおける労働生産性を向上させるために必要なこと」シリーズの第五弾は会議そのものの改革だ。

大企業の場合、「会議の基本」を押さえるだけでオフィスにおける生産性を10%超ほど上げることは難しくない。なぜならオフィスワーカーの仕事の半分以上は会議とそのための資料作成だから。

「会議の基本」とは(多分、多くの書籍でも書かれていると思うが)、①会議のアジェンダとゴールを定めること、②上手なファシリテータを選ぶこと、③最後にラップアップする(決まったことや「宿題」とその担当者・期限などを確認する)こと、④議事録を作成・回覧すること、辺りがオーソドックスなところだ。

ちなみに小生の主催する新規事業プロジェクトのミーティングでは、アジェンダとゴールはあらかじめWBSによって決まっているので毎回のミーティングではいちいち告げないことが多い。また議事録はあまり利用せず、どんどん成果物(分析や企画書など)を共有するパターンが多い。

つまりこの「会議の基本」にも応用・例外はあるということだ。しかしながら通常の会社内でのミーティングでは、この「会議の基本」を踏襲していいのではないか。

上記の「会議の基本」に是非追加すべきなのは、⑤ドキュメントなどをプロジェクタや大型ディスプレイ等に映して、その時その時の議論の対象を共有(可視化)することだ。

さすがに絶対少数派になってはいるようだが、ボスが超アナログ人間ゆえに印刷した資料を配布するだけで議論をする組織がいまだこの世には残っていると聞く。これでは「どの部分を指して言っているのか」という話が食い違いかねず、非効率極まりない。

そして「会議の基本」にさらに追加して欲しいのは、⑥ホワイトボードを使うことと、⑦そもそも会議に呼ぶ人間を限定することだ。いずれも過去にコラム記事に書いたことがあるので、詳しくはそちらを参照して欲しい。あまりに基本的なことなので今さらだが、敢えて強調したい。

なお、⑥は先の⑤と同じく議論の対象を可視化する手段の一つであり、少し複雑な議論の際に「空中戦」を避けるのに有効なのだが、若い人たちの中にはホワイトボードを使わないで議事録的メモ書きをディスプレイに映せばよいと考えている向きもあるようだ(コンサルタントでもそんなアホなことを言う連中が現れてきた)。しかしそれでは図を使った議論ができず、概念など互いの思考を共有化することは難しい。よく考えて欲しい。